4 passos essenciais sobre como organizar uma formatura passo a passo

O caminho de todo o universitário é sempre desafiador e repleto de emoções. Quando o fim da jornada vai chegando, fica a dúvida que não quer calar: como organizar uma formatura passo a passo?

O sonho de ter uma cerimônia e festa de formatura incrível, com celebração a noite toda, é maravilhoso. No entanto, você só vai conseguir compensar o esforço dos longos anos quem levar em consideração algumas etapas essenciais.

Por isso, preparamos esse artigo para falar de 4 etapas fundamentais a partir do momento em que você decide que está na hora de organizar esse evento. Confira agora mesmo.

1. Crie uma comissão: não tente fazer tudo sozinho

A criação de uma comissão é o primeiro passo. Sem ela, as decisões são mais difíceis e descentralizadas. Se você quer descobrir como organizar uma formatura passo a passo, reacenda o líder que existe dentro de você, reúna a turma e inicie uma conversa.

A comissão será responsável por administrar as maiores responsabilidades sobre o evento, mediando o contato entre a assessoria e o restante da turma.​

Defina quantos membros essa comissão terá e quem se voluntaria a participar dela. Nessa primeira etapa, é importante conseguir o engajamento de todos, independentemente do tamanho da turma.

2. Pesquise e defina: invista tempo na pesquisa e cotação

Depois que a comissão está pronta, chegou a hora de entender qual é a expectativa da turma com o evento. Para isso, você precisará desenvolver uma pesquisa entre a galera, anotando os principais desejos e pautas levantados.

Quando tudo estiver alinhado, você terá um briefing com os principais quesitos de planejamento da festa. Essa lista é fundamental para que você consiga realizar as famosas cotações, ou seja, calcular quanto vai custar todo o trampo.

A comissão tem a responsabilidade de procurar empresas organizadoras em busca de descobrir qual o preço do projeto. Outra forma de orçar é consultando as turmas anteriores. Só não esqueça que se vocês decidirem replicar um projeto anterior, os valores deverão ser reajustados.

3. Contrate especialistas: procure uma agência de formatura

Contratar uma agência é essencial para que o evento funcione. O mercado está repleto de opções interessantes e, quando a comissão tem o dinheiro em mãos, todas as agências vão querer fechar negócio.

Seja criterioso com cada parte do cronograma, negociando sempre que houver espaço. Faça o possível para avaliar todas as condições oferecidas, balizando aquilo que é oferecido com os desejos da turma.

Analise o local onde a agência costuma realizar as festas, procure conhecer o buffet contratado e converse sobre a possibilidade da comissão ir aos eventos que vão acontecer durante o ano para ter a experiência fatídica de como a agência desempenha o trabalho contratado.

4. Fique de olho: monitore o andamento das atividades

O último passo até que chegue o grande dia é ficar de olhos bem abertos. Mesmo que a responsabilidade de fornecer para a turma um posicionamento do andamento das atividades seja da assessoria contratada, a boa comissão é aquela que acompanha tudo.

Como contratante, você tem a liberdade de cobrar relatórios parciais e checar as movimentações financeiras ligadas ao evento. Corra atrás de saber em que ponto está a sua formatura e fique em cima do cronograma desenvolvido. Fechar contrato não basta por si só, mas sim, acompanhar tudo de perto.

E aí? Gostou de saber os principais passos sobre como organizar uma formatura passo a passo? Então aproveite e siga nosso blog no Facebook.